2011年7月14日木曜日

会議を効果的に進める3つの質問



会議が迷走をはじめたら


仕事で大手企業さんのプロジェクト・マネジメント・オフィスのメンバーに加えていただいて会議のファシリテーションを担当させていただくことがあります。

  それである時、私は、進捗管理のオブザーバーとして参加させていただいていたのですが、ファシリテーションの進め方があまり褒められたものではなく、緊張感も解け、会議がダレて少し迷走をはじめていたという丁度その時。

私は、ファシリテーションのやり方については指摘を控えていたわけですが、席の隣に座っていた別のコンサルタントがこう質問を始めたのでした。

質問は3つ

 ドスの聞いた低音の声を響かせなが「この会議について分からないところがあるので教えてください。

1.        背景と目的は何ですか?
2.        終了するまでに何が得られていれば良いですか?
3.        終了予定時刻は何時ですか?

 この質問について少し解説しておくと、

1.         で参加者間で前提、背景を共有し目的について認知科学的なフレームを設定し方向性を決める
2.         でソリューション・フォーカス的な望ましいアウトカムの設定を行う
3.         ITのスケジューリング手法で言うところの終わりの時間を設定してその時間枠の中で最善を尽くす タイム・ボクシング式を示唆する質問を行う

となり会議を効率的に進めるために最も重要な質問だというわけです。それで具体的にどのようなプロセスでこれを進行していくのか?というのがファシリテーターの腕の見せどころとなってきます。

  もちろん、ホンダのように創造的なアイディアを出すために何日も部屋に缶詰になって、チクセントミハイの言う「フロー」なのか朦朧なのか分からないままにデスマッチ状態でアイディアを出す「ワイガヤ」のような方法もあると思います。

 しかし、創造的なアイディアを出すのが主目的ではなく、参加者の間できちんと情報共有を行う、あるいは手持ちの情報を元に何らかの意思決定を行う場合には、上で説明した3つの質問でその答えを確認しながら会議を進めることは非常に有効だと考えています。


  逆の言い方をすると、会議がダレるというのは、1) 背景が共有されず、目的が分かっていない 2) 最終的に何を得たいのかが共有されていない 3) いつまでに何を決めれば良いか分かっていない・・・ということになるのだと思います。


 会議が迷走を始めたようだったら、上でご紹介した3つの質問を使ってみてはいかがでしょうか?


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